Extama – Absensi kehadiran mahasiswa adalah salah satu indikator penting dalam proses pembelajaran. Kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan mencerminkan komitmen mereka terhadap proses pembelajaran serta berdampak langsung pada efektivitas pendidikan. Bahkan, banyak dosen yang menjadikan absensi sebagai bagian dari bobot penilaian mata kuliah.
Absensi kehadiran dalam perkuliahan menjadi faktor krusial yang mendukung keberhasilan akademik. Oleh karena itu, perguruan tinggi dituntut untuk mengembangkan sistem absensi yang cepat, mudah dan akurat guna memastikan kehadiran mahasiswa dikelola dengan lebih efektif. Kebijakan penggunaan QR Code ini juga didasarkan pada ketentuan administrasi akademik, baik secara internal maupun eksternal, khususnya terkait dengan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti).
Penerapan sistem absensi QR Code (Quick Response Code) ini bertujuan untuk menghindari praktik titip absen mahasiswa serta meningkatkan akurasi pencatatan kehadiran. Selain itu, penerapan sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kedisiplinan mahasiswa dalam menghadiri perkuliahan.
Dengan hadirnya teknologi digital, absensi mahasiswa kini dapat dilakukan dengan lebih praktis, dan rekapannya pun lebih akurat. Absensi berbasis QR Code membawa sejumlah keunggulan, di antaranya meningkatkan aksesibilitas perkuliahan dan kemudahan bagi mahasiswa serta dosen dalam mencatat kehadiran. Melalui sistem yang saling terhubung, pengelolaan data absensi menjadi lebih efisien sehingga meminimalkan risiko kesalahan pencatatan.
Namun, meskipun memiliki banyak keunggulan, sistem ini juga memiliki beberapa tantangan. Salah satunya adalah potensi kendala teknis, seperti gangguan jaringan atau kesalahan sistem (error). Oleh karena itu, mahasiswa yang mengalami kendala teknis dalam proses absensi dapat segera melaporkan permasalahan tersebut ke bagian akademik, yang selanjutnya akan berkoordinasi dengan tim pengembang sistem agar masalah dapat segera diatasi.
Alur Pengelolaan Sistem Absensi QR Code
Sistem absensi QR Code ini dikelola oleh beberapa pihak yang memiliki peran masing-masing:
- Dosen – Bertanggung jawab mengelola absensi di kelas dan melaporkan rekapannya ke Tata Usaha (TU) Fakultas.
- TU Fakultas – Menerima laporan absensi dari dosen dan meneruskannya ke program studi (prodi) sebagai pemantau sistem.
- Program Studi (Prodi) – Memantau perkembangan sistem dan melaporkannya ke dekan.
- Dekan – Meneruskan laporan ke bagian akademik sebagai bahan laporan bulanan.
- Bagian Akademik – Mengolah data absensi untuk dilaporkan kepada pimpinan universitas, yaitu Wakil Rektor I dan Wakil Rektor II.
- Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti) – Berperan dalam menyimpan dan mengamankan data absensi mahasiswa secara terpusat.
Miftahudin, S.Pd.I, M.Pd selaku dosen bagian akademik menyatakan, “Data absensi sudah tersimpan otomatis dalam sistem, dan untuk keamanannya insyaallah terjamin karena kami bekerja sama dengan pihak ketiga, yaitu PDDikti. Namun, efektivitas sistem tetap tergantung pada bagaimana manusia menggunakannya dengan baik atau tidak,” ujarnya, Jumat (28/2/2025).
Kampus telah merencanakan implementasi fitur QR Code ini sejak semester ganjil sebelumnya. Namun, karena berbagai pertimbangan, pimpinan baru menyetujui uji coba sistem ini pada semester genap. Pihak akademik masih terus memantau efektivitasnya, baik dari segi penggunaan oleh dosen maupun mahasiswa. Dari sisi mahasiswa, sistem ini telah menunjukkan perkembangan positif dalam hal registrasi dan pelaporan absensi.
Evaluasi dan Efektivitas Absensi QR Code
Bagian akademik juga berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk mengevaluasi efektivitas sistem selama dua minggu pertama semester genap. Hasil evaluasi akan dibandingkan dengan sistem absensi sebelumnya untuk menentukan apakah sistem QR Code ini lebih efisien.
Menurut dosen bagian akademik, “Hingga saat ini, sistem ini sangat efektif untuk mahasiswa, tetapi masih memiliki kendala di sisi dosen,” ujarnya.
Pemilihan sistem QR Code ini didasarkan pada pertimbangan efisiensi ekonomi. Jika kampus menggunakan sistem absensi fingerprint, maka diperlukan perangkat di setiap kelas, yang tentunya memerlukan biaya yang cukup besar. Oleh karena itu, kampus secara bertahap mengembangkan sistem absensi digital yang lebih terjangkau namun tetap efektif. Selain itu, penggunaan fitur fingerprint atau sistem e-LMS masih belum sepenuhnya terjamin keamanannya.
“Proses pemindaian barcode dilakukan dengan cara menampilkan QR Code di layar kelas, lalu mahasiswa melakukan scan langsung di tempat. QR Code tidak dikirim melalui grup kelas, karena hal itu bisa disalahgunakan oleh mahasiswa yang tidak hadir,” jelas dosen bagian akademik.
Namun, pihak akademik tetap melakukan pengawasan terhadap dosen dan mahasiswa dalam penerapan sistem ini. Mereka akan memantau apakah dosen benar-benar hadir di kelas atau hanya membagikan QR Code tanpa mengajar. Begitu pula dengan mahasiswa yang tidak hadir tetapi tetap melakukan pemindaian. Jika ditemukan kecurangan, pihak akademik akan memberikan peringatan kepada yang bersangkutan.
Kebijakan untuk Mahasiswa Penerima Beasiswa
Mahasiswa penerima beasiswa KIP atau KCS yang mengalami kendala dalam pengisian KRS karena keterlambatan pencairan dana dapat menghubungi bagian kemahasiswaan. Bagian kemahasiswaan kemudian akan berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk memberikan kebijakan khusus bagi mahasiswa yang belum menerima pencairan dana dari pusat maupun daerah.
Bagi mahasiswa yang telah melakukan pembayaran tetapi masih belum bisa mengisi KRS, perlu dipastikan bahwa mereka telah membayar minimal 50% dari total tagihan. Jika masih mengalami kendala, mahasiswa dapat mengecek rincian tagihan, termasuk biaya tambahan seperti praktikum atau lainnya. Jika setelah semua biaya dibayarkan masih terdapat kendala, mahasiswa dapat melaporkan permasalahan tersebut ke bagian keuangan agar segera ditindaklanjuti.
Absensi digital berbasis QR Code dirancang untuk memberikan solusi terbaik dalam mengelola proses perkuliahan dan memastikan bahwa setiap aspek pembelajaran dapat berjalan dengan lebih lancar dan efisien. Sistem ini juga memberikan transparansi yang lebih baik dalam administrasi akademik, baik untuk mahasiswa, dosen, maupun pihak kampus.
Dengan demikian, Universitas Bina Bangsa terus berupaya meningkatkan pengalaman perkuliahan dengan menghadirkan inovasi yang dapat diandalkan guna memenuhi kebutuhan akademik di era digital.
Author : Ersya
Editor : Mercy